Um assunto muito importante para quem está começando no setor, ou pra quem já está no mercado faz muito tempo, é a otimização da logística para e-commerce. É fato que seus produtos precisam chegar de maneira rápida e segura até às mãos dos clientes. Então o post de hoje será para falarmos um pouco sobre como podemos fazer isso. Continua comigo que eu te explico!
Caro leitor, você sabe quanto recebe em fretes e quanto paga a suas transportadoras?
É comum que as empresas não tenham essa visão pelo fato de receberem valores de frete diariamente e pagarem a transportadoras em um período de menor frequência.
É justamente neste ponto onde ocorre um dos maiores gaps das empresas, pois o frete impreciso pode te trazer dois tipos de prejuízos:
- Ofertar um frete mais barato: Você receberá menos do que precisará pagar, essa divergência irá consumir toda sua margem de lucro sem que você perceba.
- Ofertar um frete mais caro: Mesmo que você esteja recebendo a mais, o valor do frete é um fator importante na decisão de compra para o cliente e sem dúvida, se o seu frete estiver mais caro, isso dará vantagem ao seu concorrente.
No momento em que a gestão de frete está em harmonia, a logística de sua empresa estará mais eficiente e você vai perceber que é perfeitamente possível aumentar a lucratividade, garantir maior qualidade dos serviços prestados e consequentemente, manter a satisfação dos clientes, quer saber como?
Sumário
O que é auditoria de frete?
Vamos explicar de forma resumida: trata-se de uma atividade que confere as faturas enviadas pelos serviços contratados. O seu principal objetivo é a verificação de divergências como erros e duplicidades, ou a cobrança de serviços que não foram prestados pela transportadora.
De forma simples, a auditoria de frete, ou conciliação de faturas, é um meio de validar os valores que estão sendo cobrados, em comparação ao que foi negociado com os fornecedores de serviços de transportes. Independentemente das razões para variações nos valores de frete, sua finalidade é identificar inconsistências e falhas nas operações para que sejam corrigidas e otimizem o trabalho.
Motivos para a variação de preços
- reajuste automático;
- cotação errônea do preço, já que foge da tabela acordada;
- cálculo fora da tabela negociada;
- cobranças em duplicidade;
- serviços não executados.
Meu intuito com esse texto não é fazer propaganda, mas, nosso hub de transporte digital te fornece o cálculo preciso, além de te comunicar e atualizar a tabela de frete, caso a transportadora altere os valores. 😉
Mas voltando, fica evidente que essa prática auxilia o controle de gastos e, portanto, a geração de valores. Da mesma maneira, ela também otimiza o relacionamento com fornecedores, clientes e transportadoras.
Como realizar uma auditoria de frete bem feita
Você consegue aprender essa função de maneira rápida, o grande problema está na execução, ela vai te tomar um bom tempo, mas separei alguns passos práticos para você abaixo:
Confira tudo regularmente
Normalmente, as transportadoras realizam envios de pré-faturas (ou não, varia de caso para caso). A conferência deve ser realizada assim que esses documentos chegarem para evitar erros ou atrasos.
Contestar imediatamente as divergências
Assim que identificados, os erros devem ser assinalados e justificados para a transportadora. Você pode usar os cálculos da tabela de fretes ou informar descontos devido a atrasos, avarias e extravios.
Investir em tecnologia
A conferência manual é um processo mais lento e passível de erros, vale a pena apostar em sistemas que lhe dão essa informação, como nosso hub de transporte digital. Ele automatiza os processos, diminui os erros e aumenta a segurança das informações.
Neste exato momento você deve estar ponderando o quão oneroso seria fazer isso manualmente. Bom, vou te ajudar. Suponhamos que:
Você faz 200 vendas/mês, utiliza Correios, que você paga uma fatura mensal e mais 2 transportadoras, que mandam suas faturas quinzenalmente.
Para você fazer a auditoria de fatura de frete nesse caso, você teria que refazer todas as cotações de frete daquele período, comparar com cada fatura e convergindo com cada opção de frete contratada pelos seus clientes.
Agora imagine para descobrir o que causou a divergência no valor das faturas? Tabelas desatualizadas? Alguma taxa adicional do mês passado ou do mês atual inserida pela transportadora? Já deu pra notar o calvário que seria fazer tudo isso.
Por causa de todo esse trabalho ou por não terem se atentado, essa medida tem passada despercebida por muitos e-commerces que tem tido um gasto com fretes maior do que deveriam.
Por que a auditoria de frete é tão vantajosa?
Não há dúvidas que a auditoria de frete trará mais benefícios ao seu e-commerce. A prova disso?
Controle reunido em um único dashboard: praticidade e economia de tempo!
Fazendo uso de alguma ferramenta de automação logística que lhe entregue auditoria de faturas (como a Frete Rápido), a empresa terá reunido em uma única base todas as informações e poderá, a partir delas, nortear suas ações. Isso lhe proporcionará uma visão rápida e clara de quanto você recebe e quando paga em fretes.
Análise mais detalhada das informações
A partir do momento em que se usa uma tecnologia apropriada, é possível analisar e mensurar os dados dos documentos de transporte com probabilidades quase mínimas de erros. A empresa pode analisar o histórico de fretes, simular cálculos de valores e, assim, controlar melhor os gastos em operações futuras.
Com isso, ela consegue ainda ter acesso às melhores transportadoras, com valores especiais já negociados e utilizá-las sem ter contrato ou integração, pois o hub de transporte digital fornece essa tecnologia, tanto para as cotações de frete, solicitações de coleta e rastreio automático.
Um ponto interessante a ressaltar, você paga os valores de frete direto para a transportadora, não terá aquela sensação de estar pagando um frete mais caro por causa da revenda.
Aperfeiçoamento das entregas
A auditoria de frete permite otimizar a gestão de transporte para que as operações sejam efetuadas com mais qualidade, desde o embarque até o momento de entrega ao cliente.
É possível medir o nível de eficiência dos prazos de entrega e a satisfação dos clientes para, caso seja preciso, a auditoria apontar soluções e alternativas para melhorias.
Facilidade no EDI
A empresa mantém contato com as transportadoras para compartilhar arquivos de uma maneira eficiente e veloz: notas embarcadas, recebimento de faturas de fretes e demais documentos.
Caso não saiba o que é ou nunca utilizou o EDI, veja o artigo:
Inteligência Logística: EDI ou API, qual utilizar na Cadeia de Suprimentos
Controle sobre as finanças
Por fim, ela ainda possibilita um controle financeiro muito maior, o que significa mais lucros e mais economia. Com o auxílio da auditoria de frete, é possível controlar saldos por transportadora, visualizar os valores cobrados, identificar descontos e itens que não foram negociados ou que foram cobrados com divergência do que está registrado na tabela de frete.
Espero que esse artigo tenha lhe acrescentado de alguma forma, caso reste dúvidas, só deixar um comentário.
Artigos do estudo “Como estruturar a logística como diferencial no e-commerce”:
1 Princípios básicos do e-commerce e Influenciadores na logística no e-commerce
2 Como contratar uma transportadora/Com quantas transportadoras trabalhar
3 Transportadoras ou Correios?
8 Auditoria de fatura de frete (você está aqui)
Eduardo Bragança
Head de marketing e autor no blog da Frete Rápido, especialista em e-commerce e pós-graduado em marketing estratégico digital. A Frete Rápido é o Hub de transporte digital para médias e grandes empresas do comércio eletrônico.