O que é EDI? Qual sua função no transporte de cargas?

O que é EDI Qual sua função no transporte de cargas

A busca por diferencial competitivo é uma meta buscada pela maioria das empresas, e essa diferenciação vai muito além de um produto ou serviço exclusivo, ela também se estende à forma como os processos internos são executados. Diante disso, falarei neste artigo o que é EDI e qual sua função no transporte de cargas.

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Vale ressaltar que os benefícios de sua adoção causam impactos tanto na operação da transportadora, quanto no embarcador, sendo ele industria, e-commerce ou varejo.

O que é EDI?

EDI é a sigla de Electronic Data Interchange, sua tradução literal é Intercâmbio Eletrônico de Dados. Essa tecnologia tem a função de criar um padrão de comunicação entre empresas e sistemas. Dessa forma, as empresas conseguem receber ou enviar informações e dados sem que alguém os insira manualmente no sistema.

É amplamente utilizado e difundido na logística, para a gestão de transporte, pois geram um alto volume de dados, pois consegue agilizar a troca de informações, fornecendo competitividade e maior agilidade no processo, resultando em redução de custos.

Vamos a um exemplo:

Em sua operação comercial, a empresa A gera documentos e dados impressos no papel, são validados e em sequência são enviados para a empresa B, que por sua vez também faz a validação dos dados e os insere no seu sistema. Trabalhoso, não?

Pois é, a função do EDI neste caso é digitalizar o procedimento, reduzir o consumo de papel, de locomoção dos dados, aumentar o dinamismo e precisão nas trocas de informações. Obviamente gera uma economia ao reduzir retrabalhos, poupando tempo e material.

Para realizar essas trocas, as empresas que atuarão concomitantemente precisam estabelecer um padrão, um layout EDI que ajudará a gerar os arquivos e que possam ser recebidos pela outra empresa sem divergências.

Na logística, os layouts são acordados entre transportadora e embarcador quando é formalizado a integração de dados. Os mais utilizados seguem o padrão de EDI PROCEDA.

EDI PROCEDA, o que é?

Como dito, para realizar a troca de dados via EDI é preciso que as empresas adotem um padrão. O EDI PROCEDA teve sua origem nos anos 90, com vários layouts padronizados, criados por uma empresa chamada Proceda.

O padrão foi altamente difundido por empresas em diversas categorias, a ponto de que em todo o Brasil passou a utilizar esses layouts, independente dos sistemas desenvolvidos.

Como processo natural da evolução tecnológica, são feitas atualizações e mudanças nos sistemas para atender às demandas geradas. O mesmo acontece com o EDI, que à medida que é atualizado, é gerado novas versões dos arquivos.

Qual a função do EDI no transporte de cargas?

Como dito, o EDI padrão Proceda é amplamente utilizado por empresas de diversas categorias Brasil afora, como em indústrias, armazéns, operadores logísticos e transportadoras.

Em se tratando transporte de cargas, a maioria dos arquivos EDI são transacionados em formato de texto (.txt) e cada layout utilizado atende uma finalidade específica e recebem nomes distintos, o que facilita a diferenciação.

Como por exemplo o OCOREN e o CONEMB, que amplamente utilizados por transportadoras em nosso HUB de transporte digital.

Para que serve o OCOREN?

O OCOREN transaciona dados e ocorrências das entregas, ou seja atualiza o status de cada encomenda. Dessa forma, o embarcador (o remetente que enviou a encomenda ao destinatário através da transportadora), consegue ter acesso ao status e localização da encomenda e informar ao seu cliente.

Para que serve o CONEMB?

O CONEMB serve para atualizar o valor do frete, cobrado pelas transportadoras. Através dele evita-se divergências do valor do frete e surpresas desagradáveis ao embarcador na hora de realizar a auditoria de fatura de frete.

Veja o artigo “Como fazer a auditoria de fatura de frete na logística do e-commerce”.

Outros exemplos do uso do EDI no transporte de cargas

Após falar um pouco do padrão OCOREN e CONEMB, veja abaixo algumas aplicações práticas do EDI.

  • Envio do arquivo com os dados das notas fiscais das encomendas a serem transportadas. Enviado pelo embarcador para o transportador;
  • Arquivo com os dados das cargas que já podem ser faturadas. Enviado pelo embarcador para o transportador;
  • Atualização de ocorrências das entregas realizadas e em processo de transporte. Enviado pela transportadora ao embarcador;
  • Arquivo com os conhecimentos de transportes (CT-e) das encomendas embarcadas. Enviado pela transportadora ao embarcador;
  • Envio da fatura para cobrança das entregas realizadas.

O uso do EDI para esses procedimentos agiliza significativamente a operação das duas pontas. Imagine um e-commerce que faz 100 pedidos por mês e cada vez que tivesse uma atualização de suas encomendas, a transportadora enviasse um e-mail a ela. O volume e o tempo gasto nessa atividade, tornaria o rastreio muito oneroso e até inviável, em alguns casos.

Já ficou claro que o uso desses padrões de arquivos trazem muitos benefícios para as duas empresas que se relacionam entre si, mas vamos elencar algumas para ficar ainda mais claro.

Os benefícios do uso EDI para as transportadoras

Redução de erros e retrabalhos

A redução de erros é uma consequência pois as informações referentes às cargas são recebidas dos embarcadores. Dessa forma, os colaboradores não precisam digitar esses dados.

Mais dinamismo e agilidade

O fato de receber os arquivos já prontos e no padrão correto economiza tempo do time operacional, que por sua vez ganham mais tempo para focar em outras atividades.

Redução de custos

Gastos com impressão de faturas e documentos, redução de erros e retrabalhos, melhor aproveitamento do time. Tudo isso é convertido em melhores resultados e em uma operação mais barata para a transportadora.

Os benefícios do uso EDI para os embarcadores

Facilidade na auditoria de fatura de frete

Não precisar digitar os dados e fazer a conferência com as faturas impressas já facilita muito a vida dos colaboradores na hora de fazer a conciliação de faturas, ou seja, realizar a conferência entre o que foi recebido em fretes e o que precisa ser pago para as transportadoras.

Melhoria na experiência do cliente

Receber as atualizações dos rastreios de forma padronizada facilita que o embarcador replique essas informações para seus clientes, mantendo-os informados de suas entregas.

Veja o artigo “Qual a importância do rastreio para o e-commerce?”.

Mais agilidade

O embarcador recebe os dados através do EDI já com uma quantidade maior de informações. Como mencionei anteriormente, em vez de receber centenas de e-mails com atualizações de status de rastreio, ele já recebe todos padronizados e em um único arquivo, facilitando o fluxo da troca de informação.

O EDI é a alternativa mais indicada para as trocas de dados quando os sistemas não estiverem integrados via API. Se quiser saber um pouco mais sobre o assunto, leia o artigo “API de Frete: a importância de uma integração como Tecnologia Logística”.

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Líder de marketing e autor no blog da Frete Rápido, especialista em e-commerce e pós-graduado em marketing estratégico digital. A Frete Rápido é o primeiro HUB de transporte digital da América Latina, conecta embarcadores, empresas B2B, B2C e D2C, como indústria e-commerce e varejo, a transportadoras para que façam negócio entre si. Além disso, automatiza os processos da Pré-venda, Pós-venda, Gestão e Tracking.

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