O que é um TMS – Sistema de Gerenciamento de Transporte?

A logística ocupa uma posição de grande importância nas operações e seus custos estão entre os maiores nas empresas. Muito além das entregas, a logística é fundamental para a satisfação do cliente com relação às suas compras, seja em operações B2B, B2C e D2C, é através dela que o embarcador irá efetuar seu planejamento e dar as condições necessárias para que suas encomendas sejam entregues. Diante de todo esse ecossistema falaremos da importância do TMS (Transportation Management System) para a eficácia das operações.

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Veja neste artigo um apanhado de informações sobre o TMS, como pontos positivos, pontos negativos e funcionalidades.

O que é um TMS?

TMS é a abreviatura de Transportation Management System, sua tradução significa Sistema de gerenciamento de transporte. É um software que visa otimizar o processo de distribuição de um negócio, através da gestão de transportes de forma integrada.

Geralmente, ele pode ser adquirido em módulos, conforme o contratante precisa de suas funcionalidades.

O TMS precisa estar integrado com um sistema ERP para que haja uma melhor fluidez de informações para a emissão de CT-es e NFS-es, por exemplo.

Quais as funcionalidades de um TMS?

As funcionalidades de um sistema de gerenciamento e transporte (TMS) podem variar de acordo com cada empresa, mas há algumas mais “comuns”. Veja abaixo.

Cálculo de frete

Realiza o comparativo das opções de entrega que você inserir em seu negócio para cada envio realizado, ou seja, cada frete contratado. Assim, seu negócio consegue ter a visão de qual frete é melhor, de acordo com a necessidade e características da encomenda.

Além disso, é possível adicionar condições e regras de frete.

Ordem de coleta

Este módulo automatiza o processo de solicitação de coleta com a transportadora escolhida para realizar a entrega da encomenda. Além da geração de etiquetas e listas de postagens através da integração entre os sistemas utilizados ou via EDI.

Rastreamento de encomendas

Essa funcionalidade permite acompanhar os status das encomendas e enviá-las automaticamente aos destinatários, gerando economia de tempo e diminuindo as demandas do SAC, no que diz respeito à ansiedade dos clientes para ter informações de suas encomendas.

Também é possível que seu time de operação receba as notificações de status específicos, por exemplo, “extravio”. Para que sua empresa tenha proatividade em resolver os problemas e quando o cliente buscar por informações, medidas já foram tomadas.

Auditoria de fatura de frete

A Auditoria de fatura de frete serve para realizar a conferência, entre os CT-es e as faturas das transportadoras, ou seja, para validar, comparar o que foi recebido e o que precisa ser pago em fretes, em determinado período.

Essa conferência é indispensável para qualquer operação, mas muito pouco realizada. Para aprender como fazê-la, leia o artigo “Como fazer auditoria de fatura de frete na logística do e-commerce”.

Será que vale a pena contratar um TMS?

Bom, que as funcionalidades são importantíssimas para uma operação escalar, é um fato.

Seu negócio precisa ter uma função gateway de frete performando bem para realizar o cálculo de frete e dando o retorno nos seus canais de venda, sejam eles loja virtual, marketplaces ou televendas.

Além da solicitação de coletas, impressão de etiquetas e rastreio automatizado para otimizar tempo do seu backoffice.

Entretanto, as funcionalidades serem indispensáveis, não significa que o TMS seja indispensável, inquestionável ou insubstituível para seu negócio. Muito pelo contrário. Ele possui fragilidades e limitações que podem ser sanadas com outros modelos de negócio.

O que um TMS não tem e que seu negócio precisa

Como disse anteriormente, um TMS tem ótimas funcionalidades, essenciais para o crescimento de qualquer operação, mas o sistema de gerenciamento de fretes em si, deixa algumas lacunas. Veja abaixo as principais:

Novas opções de entrega

“O TMS realiza o cálculo de frete, meus problemas acabaram?” Não! Todo o calvário de encontrar transportadoras que possam atender sua solução e a gestão de tabelas ainda é sua.

E sim, toda essa gestão te tomará muito tempo, além de te exigir um conhecimento que foge totalmente do seu core business, que é gerir seu negócio.

Consolidação de volumes

A Consolidação de volumes é uma tecnologia incrível que permite que você cadastre em um Dashboard Logístico, as volumetrias das embalagens que você utiliza para despachar suas mercadorias. Dessa forma os produtos são agrupados virtualmente dentro das caixas para realizar o cálculo de frete.

Tomando o e-commerce como exemplo, quando o consumidor adiciona os produtos no carrinho de compras e digita o CEP, a tecnologia irá encaixar os produtos da melhor forma, dentro da embalagem ideal para serem enviados e a partir daí realizar o cálculo de frete.

A redução é de 20% a 40% do valor do frete. Veja o artigo “Os benefícios da Consolidação de volumes

Cálculo de frete Multiorigem: Dropshipping, CrossDocking, Omnichannel

Simples, se seu negócio precisar enviar seus produtos direto do fornecedor, de um armazém ou de um outro centro de distribuição, você não será atendido com precisão por um TMS.

As mudanças de mercado tem trazido a necessidade de digitalização e com ela, a oportunidade de fornecer uma experiência Omnichannel, como o Ship From Store, onde você despacha suas mercadorias direto de uma de suas lojas. Ou facilidades que reforçam a experiência de compra do cliente, como por exemplo, provar a mercadoria na loja mas comprar pelo site, dentre outras.

O ponto é que, o mercado muda, os canais de venda se integram, a necessidade de ter mais de um ponto de despacho também aumenta, para conseguir valores competitivos.

Rastreio em tempo real

Outra tecnologia voltada para a experiência de compra, pois mostra ao cliente ansioso onde sua mercadoria está. Além de acalmá-lo, transmitir confiança e profissionalismo, reduz as demandas do SAC, reclamações e a taxa de reentrega, pois o consumidor acompanha onde sua encomenda está localizada e dessa forma, consegue se programar para receber a entrega.

Alto custo de implantação, manutenção

Apesar de muito difundido no mercado, o TMS possui um alto custo de implantação e de manutenção, o que o torna inviável para a maioria das operações. Além de exigir uma readequação total dos envolvidos para a utilização do sistema.

O que fazer?

Diante das necessidades dos negócios, prós e contras de um TMS, recomendo que você procure soluções que tenham tudo que um TMS fornece mas sem suas fragilidades, como nosso HUB de transporte digital.

Dessa forma, seu negócio terá acesso a várias opções de entrega, poderá realizar cálculo de frete com multiorigens, solicitar coletas e rastrear as encomendas de forma automática, além de auditar suas faturas e comprovar entregas de forma automática.

Gostaria de conhecer melhor a tecnologia do nosso HUB de transporte digital? Veja nossas soluções logísticas.

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Líder de marketing e autor no blog da Frete Rápido, especialista em e-commerce e pós-graduado em marketing estratégico digital. A Frete Rápido é o primeiro HUB de transporte digital da América Latina, conecta embarcadores, empresas B2B, B2C e D2C, como indústria e-commerce e varejo, a transportadoras para que façam negócio entre si. Além disso, automatiza os processos da Pré-venda, Pós-venda, Gestão e Tracking.

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